TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO

El CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS reconoce que sus usuarios y/o pacientes, candidatos en proceso de selección; empleados; proveedores y/o terceros, pensionados a cargo y en general cualquier persona natural o jurídica dentro de la organización, tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta en todo caso sus responsabilidades, derechos y obligaciones con el CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL En virtud de la relación que se establezca con el  CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL, ésta recolecta, almacena, usa, transmite y transfiere datos personales. Dichos datos personales e información incluyen:

DE LOS USUARIOS Y/O PACIENTES:

• Nombre
• Lugar, fecha de nacimiento y nacionalidad.
• Número de Identificación Personal (Cédula, NIT. Pasaporte.)
• Género.
• Dirección, teléfono, correo electrónico.
• Datos clínicos del paciente. Incluye, pero no se limita a: antecedentes patológicos, resultados quirúrgicos, consultas, prescripciones, diagnósticos, resultados de exámenes, atención hospitalaria, datos de enfermería, interconsultas etc.
• Contactos: familiares, amigos, responsables, curadores
• Información personal, grado de instrucción, profesión, culto religioso y otros de contenido social, a través de la oficina de atención al usuario, ingreso hospitalario o trabajo social.
• Información personal a través de encuestas.
• Entidad responsable o aseguradora de los servicios de salud.
• Empresa donde labora.

DE LOS CANDIDATOS EN PROCESO DE SELECCIÓN

• Nombre, identificación, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, información de estudios, participación en actividades de recreación y deporte.
• Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas.
• De los Empleados

TRABAJADOR Y GRUPO FAMILIAR:

• Nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa e hijos, nombre e identificación de hijos, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, participación en actividades de recreación y deporte;
• Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas;
• Salario y otros pagos;
• Saldo de deudas contraídas;
• Afiliaciones con descuento de nómina; información de afiliación a fondos de empleados, gremiales; pertenencia a sindicato;
• Aportes pensionales; constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, bonos de alimentos, etc.;
• Procesos judiciales, embargos; deudas a favor de cooperativas; autorizaciones de descuentos;
• Prestaciones durante toda su vida laboral;
• Contrato laboral; cambios en el contrato de trabajo;
• Vinculación con empleadores anteriores; historia laboral del trabajador;
• Pago de auxilio y beneficios; beneficiarios del trabajador para efecto del pago de auxilios y beneficios;
• Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación;
• Capacitaciones recibidas;
• Informe de evaluación sicológica; detalle de la caracterización; informe demográfico de los trabajadores;
• Historia CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS ocupacional del trabajador; accidentes laborales;
• Registro fotográfico;
• Evaluación de desempeño.
  

DE LOS PROVEEDORES Y/O TERCEROS

• Nombre o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
• Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
• Nombre del asignado para el recaudo de cartera o contabilidad, correo electrónico;
• Número de empleados fijos y tiempo de funcionamiento del negocio;
• Información tributaria;
• Información de nómina, aportes al sistema de seguridad social integral y prestaciones sociales
• Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.

DE LOS PENSIONADOS Y JUBILADOS A CARGO

• Nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa e hijos, nombre e identificación de hijos, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, participación en actividades de recreación y deporte;
• Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas.

Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, el CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS le informará al titular de la calidad de dichos datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado teniendo en cuenta que por tratarse de datos sensibles no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento.

DERECHOS DEL TITULAR

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente el CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS como los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS como responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
• Ser informado por el CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS, como responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Los derechos de los niños, niñas y adolescentes prevalecerán frente a cualquier otro. LA CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS respetará el interés superior del menor y propenderá por suministrar la información detallada, amplia y suficiente para que estos otorguen una autorización libre e informada a través de sus correspondientes tutores o representantes.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS tendrás los siguientes deberes en relaciona los titulares de la información y el tratamiento de la misma:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos consagrados en la presente política;
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por el titular de los mismos o por la Ley.
• Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
• Registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

La obtención de cualquier dato personal de carácter privado o semi privado deberá contar con la autorización previa y expresa de su titular. La autorización del Titular según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

El CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS podrá obtener la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, Telefónico  o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por El CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS de manera previa al tratamiento de los datos personales.

La prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento será conservada por parte de El CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. El CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS podrá establecer archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. El CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS para estos casos establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

La revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas. El CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS cesará, en ese sentido, en cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, El CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

AVISO DE PRIVACIDAD.

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular la presente política de tratamiento de la información, El CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS informará por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales. El mencionado aviso contendrá: Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento; El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo; Los derechos que le asisten al titular; Los mecanismos dispuestos por el  CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente; La información de cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

Cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

El CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS pondrá a entera disposición del titular la información por él suministrada para que pueda este revocar, modificar, ampliar, suprimir y en general acceder a sus datos.

USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

Los datos personales son utilizados para: la ejecución del contrato suscrito con cualquier persona que se encuentre en relación con CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS, pago de obligaciones contractuales, envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma, soporte en procesos de auditoría externa/interna, envío/recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente, registro de la información de los candidatos, usuarios, pacientes, empleados, proveedores y/o terceros en la base de datos del CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS, contacto con candidatos, usuarios, pacientes, empleados, proveedores y/o terceros para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional a que haya lugar, recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales que le corresponda a CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS, con propósitos de seguridad o prevención de fraude, atención efectiva al usuario y cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el titular de los datos  del CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS.

La información proporcionada por el Titular será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y el CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS no procederá a licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la misma salvo que:

El titular lo autorice expresamente, sea necesario para la oportuna prestación del servicio, tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración organizacional, o según sea requerido o permitido por la ley.

EL CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información advirtiéndoles a estos sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas y prohibiendo el uso de su información personal para fines propios o para su divulgación.

Una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de LA CENTRO DE ORTOPEDIA Y REHABILITACION ORTOVITAL SAS o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato o por disposición legal.